Fremdfirmen per App: Unterweisung, Zutritt und Nachweise ohne Papierstapel am Werkstor

Am Montagmorgen stehen drei Monteure einer Fremdfirma am Tor, die niemand angekündigt hat. Der zuständige Meister ist im Urlaub, die Sicherheitsunterweisung macht die Pforte „schnell mündlich“, und der Nachweis darüber existiert später nirgends. Passiert dann etwas, steht das beauftragende Unternehmen in der Pflicht – nicht der Dienstleister. Fremdfirmen per App lösen genau diese Kette: Unterweisung, Zutritt und Dokumentation laufen an einer Stelle, auch wenn der zuständige Kollege gerade nicht da ist. Eine Plattform wie Blupassion bildet das ohne eigenes Softwareprojekt ab.

Was das Gesetz vom Auftraggeber verlangt

Die Pflicht liegt eindeutig. Nach § 8 Absatz 1 ArbSchG müssen Arbeitgeber zusammenarbeiten, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden: sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die Gefahren unterrichten und Schutzmaßnahmen abstimmen. Absatz 2 geht weiter – der Arbeitgeber muss sich vergewissern, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, angemessene Anweisungen erhalten haben.

„Vergewissern“ ist der entscheidende Begriff. Es genügt nicht, im Vertrag zu vereinbaren, dass der Dienstleister seine Leute unterweist. Sie müssen es überprüfen können.

Die DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ konkretisiert das in § 6: Wo eine gegenseitige Gefährdung möglich ist, muss eine Person bestimmt werden, die die Arbeiten aufeinander abstimmt – bei besonderen Gefahren mit ausdrücklicher Weisungsbefugnis. Auf Baustellen mit mehreren Unternehmen kommt zusätzlich die Baustellenverordnung mit dem Sicherheits- und Gesundheitsschutzkoordinator ins Spiel.

Wichtig ist die Reihenfolge in der Praxis: Der Auftraggeber unterweist in aller Regel die verantwortliche Person der Fremdfirma über die betrieblichen Verhältnisse und besonderen Gefahren, diese unterweist anschließend ihre eigenen Beschäftigten. Bei kurzen Einsätzen mit wechselnden Personen trägt diese Kette nicht – dann muss der Auftraggeber jede Person selbst erreichen können.

Wo es in der Praxis bricht

Die Regeln sind bekannt. Was fehlt, ist ein Ablauf, der auch am Samstag um 6 Uhr funktioniert:

• Die Unterweisung hängt an einer Person. Ist sie im Urlaub, krank oder in einer Besprechung, wird improvisiert.
• Der Nachweis ist eine Unterschriftenliste, die in einem Ordner an der Pforte liegt und im Prüffall unauffindbar ist.
• Qualifikationen laufen unbemerkt ab. Schweißerprüfung, Befähigungsnachweis, Erste-Hilfe-Ausbildung: Wer prüft, ob das Zertifikat noch gültig ist?
• Sprachbarrieren. Ein erheblicher Teil der Montage- und Reinigungsdienstleister arbeitet mit mehrsprachigen Teams. Eine deutsche Unterweisung wird abgenickt, nicht verstanden.
• Kurzfristige Änderungen erreichen niemanden. Gesperrter Bereich, neue Verkehrsführung auf dem Werksgelände, laufende Heißarbeiten – die Fremdfirma erfährt es zufällig oder gar nicht.

Der teuerste Punkt ist der zweite. Nach einem Unfall ist die Frage nie, ob unterwiesen wurde, sondern ob es belegbar ist.

Fremdfirmen per App: der Ablauf in fünf Schritten

Ein tragfähiger Ablauf braucht keine große Lösung, sondern fünf zuverlässige Schritte:

1. Anmeldung vor dem Einsatz. Die Fremdfirma meldet Personen, Zeitraum, Gewerk und Ansprechpartner über ein Formular an – mit Upload der erforderlichen Nachweise.
2. Unterweisung digital, vor Ort oder vorab. Der Mitarbeitende ruft die betriebsspezifische Unterweisung per QR-Code am Tor oder vorab per Link auf: Gefahren im Betrieb, Persönliche Schutzausrüstung, Verkehrswege, Verhalten im Notfall, Meldepflichten.
3. Verständnisfrage statt Unterschrift. Drei bis fünf kurze Fragen belegen mehr als eine Signatur. Ergebnis, Zeitpunkt und Person werden automatisch festgehalten.
4. Freigabe und Zutritt. Erst mit bestandener Unterweisung und gültigen Nachweisen entsteht die Freigabe – sichtbar für Pforte, Fachbereich und Sicherheitsfachkraft.
5. Tagesaktuelle Hinweise. Änderungen auf dem Gelände gehen als Nachricht an alle aktuell angemeldeten Fremdfirmenkräfte.

Die Wirkung: Der Ablauf hängt nicht mehr an der Anwesenheit einer einzelnen Person, und der Nachweis entsteht als Nebenprodukt statt als Nacharbeit.

Was das im Betrieb konkret verändert

Bei der Pforte fällt die längste Wartezeit weg, weil die Unterweisung schon vor der Anfahrt erledigt werden kann. Der Fachbereich sieht, wer angemeldet und freigegeben ist, ohne anzurufen. Die Sicherheitsfachkraft bekommt erstmals eine Übersicht statt eines Ordners: Wer war wann im Haus, mit welcher Unterweisung, mit welchen Qualifikationen.

Gerade bei wiederkehrenden Dienstleistern – Reinigung, Wartung, Kälte- und Aufzugstechnik – rechnet sich das schnell. Sie kommen mehrmals im Jahr, oft mit wechselnden Personen. Die Wiederholung der Unterweisung wird zu einem Klick statt zu einem Termin.

Ein zweiter Effekt zeigt sich erst nach einigen Monaten: Die Unterweisung wird besser. Solange sie mündlich an der Pforte stattfindet, hängt ihr Inhalt davon ab, wer gerade Dienst hat und wie viel Zeit ist. Sobald sie als fester Inhalt vorliegt, wird sie einmal sauber erstellt, mit Fotos aus dem eigenen Betrieb bebildert und bei Änderungen an einer Stelle gepflegt. Was bisher zwischen fünf Minuten und einer halben Stunde schwankte, ist danach für jeden gleich.

Für Sprachbarrieren gilt dieselbe Logik wie bei der eigenen Belegschaft: Die Inhalte liegen in mehreren Sprachen in derselben Struktur vor. Wer die Unterweisung in seiner Sprache liest, versteht sie – und das ist der eigentliche Zweck.

Wie sich das mit Blupassion abbilden lässt

Fremdfirmen sind ein Sonderfall mit einer angenehmen Eigenschaft: Sie brauchen keinen Zugang zu Ihren internen Systemen. Genau deshalb funktioniert eine Plattformlösung hier besonders gut.

• Zugang per QR-Code am Tor oder per Einladungslink, ohne Benutzerkonto in Ihrer IT – wie beim Einsatz von QR-Codes im Unternehmen allgemein.
• Unterweisung als geführter Inhalt mit Bildern, kurzen Videos und Verständnisfragen, aufgebaut wie die internen Unterweisungen per App.
• Anmeldung, Freigabe und Nachweise über digitale Checklisten und Formulare, inklusive Ablaufdatum je Qualifikation.
• Notfallinformationen im selben Kanal wie der interne Notfallplan – Sammelplatz, Alarmierung, Erste Hilfe.
• Arbeitsspezifische Vorgaben als digitale Arbeitsanweisungen, etwa für Heißarbeiten oder Arbeiten in engen Räumen.

Wo Fremdfirmen auf Baustellen arbeiten, schließt sich der Kreis zur Baustellendokumentation per App: dieselbe Erfassungslogik, nur mit anderer Zielgruppe.

Häufige Fragen

Sind wir für die Unterweisung der Fremdfirmenmitarbeitenden verantwortlich? Die arbeitsschutzrechtliche Unterweisung der eigenen Beschäftigten bleibt beim Dienstleister. Sie müssen aber über die betriebsspezifischen Gefahren informieren und sich vergewissern, dass angemessene Anweisungen vorliegen – so steht es in § 8 Absatz 2 ArbSchG.

Wie lange müssen wir die Nachweise aufbewahren? Für Unterweisungsnachweise ist keine feste Frist im ArbSchG genannt. Üblich und praktikabel sind mindestens drei Jahre; bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen oder in regulierten Branchen gelten längere Fristen aus den jeweiligen Fachvorschriften.

Was ist mit Subunternehmern unseres Dienstleisters? Sie fallen unter dieselbe Logik. Wer auf Ihrem Gelände arbeitet, braucht die betriebsspezifische Unterweisung – unabhängig davon, in welcher Vertragskette er steht.

Funktioniert das auch ohne Smartphone der Fremdfirma? Ja. Ein Tablet an der Pforte oder im Besprechungsraum deckt die Fälle ab, in denen kein eigenes Gerät verfügbar ist. Der Nachweis entsteht identisch.

Nächster Schritt

Nehmen Sie den Dienstleister, der am häufigsten bei Ihnen ist, und bilden Sie dessen Einsatz einmal vollständig digital ab – Anmeldung, Unterweisung, Freigabe, Nachweis. Danach sehen Sie in einer Stunde, wie viel Abstimmung bisher an einzelnen Personen hing. Wir richten diesen ersten Ablauf gern gemeinsam mit Ihnen ein.