KI in der Kommunalverwaltung: Wo sie 2026 wirklich ankommt – und wo die Leitplanken fehlen

KI in der Kommunalverwaltung ist keine Zukunftsfrage mehr. In mehr als jedem zweiten Rathaus wird sie bereits genutzt oder erprobt – aber nur eine Minderheit der Kommunen hat verbindlich geregelt, wie das geschehen soll. Diese Lücke zwischen Einsatz und Steuerung ist derzeit das eigentliche Thema. Und sie lässt sich schließen, ohne auf das nächste Förderprogramm zu warten. Mit einer Plattform wie Blupassion entsteht der praktische Teil davon dort, wo Verwaltung für Bürgerinnen und Bürger sichtbar wird: in der Stadt-App.

KI in der Kommunalverwaltung: der belegte Stand

Zwei unabhängige Erhebungen zeichnen dasselbe Bild.

Für die repräsentative Umfrage „Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung“ befragte forsa im Auftrag des Softwareanbieters MeisterTask 1.296 Bürgermeisterinnen und Bürgermeister; die Ergebnisse wurden im Juli 2026 veröffentlicht. Danach setzen 16 Prozent der Verwaltungen KI bereits produktiv ein, weitere 36 Prozent erproben Anwendungen. Von denen, die noch nicht produktiv arbeiten, wollen 68 Prozent in den kommenden zwei Jahren einsteigen – im Vorjahr waren es 46 Prozent. Der Anteil derer, die keine Einführung planen, ist von 39 auf 24 Prozent gefallen.

Die zweite Quelle stammt vom Marktforschungsinstitut Civey im Auftrag des Cloud-Anbieters Yorizon: 1.500 befragte kommunale Entscheiderinnen und Entscheider, Befragungszeitraum Sommer 2025, veröffentlicht im Juli 2026. Der Zahlenstand ist damit älter, die Richtung aber deckungsgleich: Über 40 Prozent nutzen KI in irgendeiner Form, aber weniger als jeder Zehnte sieht sich gut darauf vorbereitet, und bundesweit haben nur 12,1 Prozent einen konkreten Plan dafür.

Kurz: Der Einsatz ist schneller gewachsen als die Organisation dahinter.

Warum die Leitplanken fehlen – und was das kostet

Der auffälligste Wert der forsa-Befragung ist ein anderer: Nur 19 Prozent der Kommunen haben verbindliche Richtlinien für den Umgang mit KI-Anwendungen. Vier von fünf Verwaltungen arbeiten also mit einer Technologie, für die intern keine Regel existiert.

Das ist kein reines Compliance-Thema. Ohne Regel entscheidet jede Sachbearbeiterin selbst, welches Werkzeug sie im Browser öffnet und welche Daten sie hineinkopiert. Genau daraus entsteht der Effekt, den wir aus Unternehmen als Schatten-KI kennen – in der Verwaltung mit dem Unterschied, dass es um Sozialdaten, Personalvorgänge und Bürgeranliegen geht.

Hinzu kommt eine rechtliche Pflicht, die unabhängig von der internen Richtlinie gilt: Nach Artikel 4 der KI-Verordnung müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dafür sorgen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt. Behörden sind Betreiber im Sinne der Verordnung. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025, unabhängig von der Größe der Kommune.

Die Bremsen sind dabei bekannt und haben sich kaum bewegt: 76 Prozent der Befragten nennen regulatorische Hürden, 65 Prozent fehlende Finanzierung, 49 Prozent den Mangel an Fachpersonal. Der wahrgenommene Digitalisierungsgrad steht seit zwei Jahren unverändert bei der Schulnote 3,7.

Der blinde Fleck: KI hilft dort, wo Daten schon strukturiert sind

Als wichtigste Einsatzfelder nennen die befragten Bürgermeisterinnen und Bürgermeister das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Übersetzungen, das Zusammenfassen von Akten und die Protokollierung von Sitzungen. Das sind sinnvolle Einstiege – und sie haben eine Gemeinsamkeit: Es sind Textaufgaben am Schreibtisch.

Die größte erhoffte Wirkung liegt aber woanders. 76 Prozent erwarten Effizienzgewinne, 65 Prozent eine schnellere Bearbeitung von Bürgeranliegen. Bürgeranliegen entstehen jedoch selten als fertiges Dokument. Sie kommen als Anruf, als Zettel, als Mail ohne Aktenzeichen, als Meldung über eine kaputte Laterne. Solange dieser Eingang unstrukturiert ist, kann keine KI daraus einen schnelleren Vorgang machen – sie kann nur besser formulieren, was ohnehin schon getippt wurde.

Der Hebel liegt deshalb eine Stufe früher: beim strukturierten Eingang. Eine Schadensmeldung mit Kategorie, Standort und Foto ist maschinell zuzuordnen. Ein Anruf ist es nicht. Wer den Mängelmelder, die Sperrmüllanmeldung oder den Abfallkalender über eine App abwickelt, erzeugt genau die geordneten Daten, mit denen Automatisierung anschließend überhaupt erst etwas anfangen kann.

Digitale Souveränität ist im Rathaus kein Nebenthema

Bei den Risiken nennen die Befragten die Abhängigkeit von externen Anbietern (58 Prozent), den Datenschutz (57 Prozent) und Cyberangriffe auf KI-Systeme (51 Prozent). Entsprechend eindeutig ist der Anspruch an den Standort: Für 88 Prozent ist es wichtig oder sehr wichtig, dass Anbieter und Server in Deutschland oder einem anderen EU-Land sitzen. Nur 9 Prozent halten das für weniger wichtig.

Diese Erwartung betrifft nicht nur KI-Werkzeuge, sondern jede Software, die Bürgerdaten verarbeitet. Wer heute eine Bürger-App beschafft, sollte Hosting-Ort, Auftragsverarbeitung und Exit-Bedingungen genauso prüfen wie den Funktionsumfang. Warum das mehr ist als eine Formalie, haben wir für Unternehmen unter digitale Souveränität beschrieben – für Kommunen gilt es in verschärfter Form, weil sie ihre Bürger nicht auf einen anderen Anbieter verweisen können.

Was eine Kommune in den nächsten Monaten konkret tun kann

1. Eine Seite Regeln statt eines Konzepts. Welche Werkzeuge sind freigegeben, welche Daten dürfen hinein, wer entscheidet über Ausnahmen, wie wird ein KI-Ergebnis gekennzeichnet. Mehr braucht der Einstieg nicht. Aufbau und Formulierungen zeigt unser Beitrag zur KI-Richtlinie.
2. Kompetenz nachweisbar machen. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, keine Zertifikate. Eine dokumentierte Kurzschulung pro Fachbereich erfüllt die Pflicht und verhindert die typischen Fehler.
3. Einen Eingangskanal strukturieren. Nicht fünf. Ein Anliegen, sauber digitalisiert, liefert innerhalb eines Halbjahres belastbare Zahlen für den Hauptausschuss.
4. Mehrsprachigkeit mitdenken. Übersetzung ist eines der meistgenannten KI-Einsatzfelder. In der Bürgerkommunikation wirkt sie am stärksten, wenn sie im Kanal selbst steckt – siehe mehrsprachige Informationen per App.

Häufige Fragen

Brauchen kleine Gemeinden überhaupt eine KI-Richtlinie? Ja. Die Pflicht zur KI-Kompetenz aus Artikel 4 der KI-Verordnung kennt keine Untergrenze nach Einwohnerzahl. Eine Seite reicht, solange sie verbindlich ist und die Beschäftigten sie kennen.

Ist eine Bürger-App ein KI-System im Sinne der Verordnung? In der Regel nicht. Formulare, Meldungen, Terminbuchungen und Push-Nachrichten sind klassische Fachanwendungen. Erst wenn KI-Funktionen ergänzt werden, greifen die entsprechenden Pflichten – etwa die Transparenzpflichten für Chatbots.

Was ist der schnellste sichtbare Nutzen? Der Rückkanal. Bürgerinnen und Bürger bewerten Verwaltung stark danach, ob sie eine Rückmeldung bekommen. Ein automatischer Statuswechsel „aufgenommen – in Bearbeitung – erledigt“ verändert die Wahrnehmung mehr als jede Textautomatisierung im Hintergrund.

Wie vermeiden wir ein weiteres Insel-Portal? Indem der neue Vorgang in einen bereits vorhandenen Zugang gelegt wird. Eine gemeinsame Stadt- und Bürger-App bündelt Anlässe, statt für jeden Anlass eine neue Adresse zu verteilen.

Nächster Schritt

Prüfen Sie zwei Dinge: Gibt es in Ihrer Verwaltung eine schriftliche Regel für KI-Werkzeuge – und welcher Bürgervorgang erzeugt bei Ihnen die meisten Telefonate? Die Antwort auf die zweite Frage ist fast immer der richtige Startpunkt. Wir zeigen Ihnen gern, wie dieser Vorgang in einer Bürger-App aussieht.