Inventur per App: Bestände schneller zählen und prüfungssicher dokumentieren

Die Inventur ist der einzige Prozess im Unternehmen, den fast alle als notwendig akzeptieren und fast niemand verteidigt. Zählliste auf Papier, zwei Personen pro Gang, abends Übertragung in die Tabelle, tagelange Klärung von Differenzen, die niemand mehr rekonstruieren kann. Eine Inventur per App ändert daran nicht die Pflicht, wohl aber den Aufwand – und vor allem die Nachvollziehbarkeit, wenn der Prüfer später fragt, wie eine Zahl zustande gekommen ist.

Was gesetzlich gefordert ist – und was nicht

Die Pflicht ergibt sich aus § 240 HGB: Jeder Kaufmann muss zu Beginn des Handelsgewerbes und zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert verzeichnen. Wie gezählt wird, ist damit noch nicht gesagt. § 241 HGB lässt ausdrücklich Vereinfachungsverfahren zu:

• Stichtagsinventur – körperliche Aufnahme am Bilanzstichtag oder in einem engen Zeitfenster darum herum.
• Verlegte Inventur – Aufnahme bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Stichtag, mit Fortschreibung oder Rückrechnung auf den Stichtag.
• Permanente Inventur nach § 241 Abs. 2 HGB – laufende buchmäßige Fortschreibung, körperliche Aufnahme einmal im Geschäftsjahr an einem frei wählbaren Tag. Voraussetzung ist eine lückenlose Lagerbuchführung aller Zu- und Abgänge. Für Güter mit unkontrollierbarem Schwund ist sie nicht zulässig.
• Stichprobeninventur – anerkannte mathematisch-statistische Verfahren, sofern der Aussagewert einer körperlichen Aufnahme entspricht.

Wichtig ist der zweite Rechtsrahmen: Sobald elektronisch erfasst wird, greifen die GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019. Aufzeichnungen müssen dann einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und unveränderbar sein – spätere Korrekturen dürfen die ursprüngliche Erfassung nicht überschreiben, sondern müssen protokolliert und erkennbar bleiben. Dazu kommt die Pflicht zu einer Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie erfasst, geprüft und archiviert wird.

Genau an diesem Punkt ist die Excel-Tabelle nach der Zählung das eigentliche Risiko – nicht der Zettel im Gang.

Inventur per App: was sich im Ablauf ändert

Eine Inventur per App ersetzt nicht das Warenwirtschaftssystem. Sie ersetzt den Zettel und den Abtippvorgang dazwischen:

1. Zählauftrag statt Zählliste. Die App zeigt der zählenden Person genau ihren Bereich – Halle, Regalzeile, Lagerort – und protokolliert, was bereits erledigt ist. Doppelzählungen und übersehene Bereiche fallen sofort auf.
2. Erfassen am Regal. Artikel werden per QR-Code oder Barcode identifiziert, die Menge wird direkt eingegeben. Wer scannt, vertippt sich seltener bei der Artikelnummer als beim Übertragen am Abend.
3. Plausibilitätsprüfung im Moment der Eingabe. Weicht die Menge stark vom Buchbestand ab, fragt die App sofort nach, statt die Differenz erst zwei Tage später in der Auswertung sichtbar zu machen.
4. Beleg statt Behauptung. Foto, Bemerkung, Uhrzeit und Person hängen am Zählvorgang. Beschädigte Ware, angebrochene Gebinde oder ein falsch etikettiertes Regal sind damit dokumentiert und nicht nur mündlich bekannt.
5. Zweitzählung gezielt statt pauschal. Nur auffällige Positionen gehen in eine Nachzählung – nicht das gesamte Lager.

Der Effekt ist selten spektakulär, aber verlässlich: Die Aufnahme selbst dauert nicht dramatisch kürzer, die Nachbereitung dagegen schrumpft von Tagen auf Stunden, weil die Differenzklärung nicht mehr aus dem Gedächtnis erfolgen muss.

Offline zählen können ist keine Kür

Lager, Kühlhäuser, Tiefgaragen und Außenlager sind die Orte mit dem schlechtesten Mobilfunkempfang im Unternehmen. Eine Anwendung, die ohne Verbindung nicht funktioniert, fällt genau dort aus, wo gezählt wird.

Erfassung muss deshalb lokal auf dem Gerät möglich sein und automatisch synchronisieren, sobald wieder Netz da ist – mit sichtbarem Status, damit niemand am Ende des Tages raten muss, ob die letzten dreißig Positionen angekommen sind. Diese Frage gehört in jede Auswahlentscheidung, und zwar vor der Frage nach dem Funktionsumfang.

Wer zählt, ist selten aus der IT

Inventur wird von Lagerkräften, Aushilfen und Beschäftigten aus anderen Abteilungen gemacht, oft einmal im Jahr, oft mit Zeitdruck. Daraus folgen drei Anforderungen, die härter sind als jede Schnittstellenfrage:

• Ohne Schulung bedienbar. Wenn eine Einweisung länger als fünf Minuten dauert, wird die App am Zähltag umgangen.
• Auf privaten Geräten nutzbar. Nicht jedes Unternehmen stellt Handscanner für alle. Eine App, die auf dem vorhandenen Smartphone läuft, senkt die Einstiegshürde erheblich.
• Mehrsprachig. In vielen Lagern ist das die Voraussetzung dafür, dass korrekt gezählt statt geraten wird. Wie das praktisch aussieht, beschreibt der Beitrag zu mehrsprachigen Informationen per App.

Mit einer Plattform wie Blupassion lässt sich eine solche Anwendung aus vorhandenen Bausteinen zusammensetzen: Formulare und Checklisten für die Erfassung, QR-Codes am Einsatzort für die eindeutige Zuordnung von Artikel und Lagerplatz und eine Auswertung, die die Zählstände an das führende System übergibt. Die Warenwirtschaft bleibt dabei der Ort der Wahrheit – die App liefert die Bewegungsdaten, statt sie zu duplizieren.

Wo der Nutzen über die Jahresinventur hinausgeht

Wer die Erfassung einmal mobil hat, nutzt sie selten nur einmal im Jahr:

• Permanente Inventur wird praktikabel, weil laufende Aufnahmen kein Projekt mehr sind, sondern ein Zählauftrag von zwanzig Minuten.
• Bestandskorrekturen im Tagesgeschäft – Bruch, Schwund, Fehlkommissionierung – werden dort gemeldet, wo sie auffallen.
• Anlagen- und Betriebsmittelinventur folgt derselben Logik: Gerät identifizieren, Standort bestätigen, Zustand dokumentieren. Das grenzt eng an wiederkehrende Prüfungen per App und lässt sich in derselben Anwendung abbilden.

Häufige Fragen

Ist eine Inventur per App rechtlich zulässig? Ja. Das HGB schreibt kein Erfassungsmedium vor. Entscheidend ist, dass die Aufnahme vollständig, nachvollziehbar und nachprüfbar ist und die elektronischen Aufzeichnungen den GoBD entsprechen.

Brauchen wir spezielle Handscanner? Für die meisten Lager nicht. Die Kamera aktueller Smartphones liest Barcodes und QR-Codes zuverlässig. Bei sehr hohem Scanvolumen oder Kältebetrieb kann dedizierte Hardware trotzdem sinnvoll sein.

Was passiert mit Differenzen? Sie werden am Ort der Zählung erfasst, begründet und – falls nötig – nachgezählt. Der Vorteil gegenüber Papier ist nicht die geringere Zahl der Differenzen, sondern dass jede einzelne einen dokumentierten Ursprung hat.

Muss die App an unser ERP angebunden werden? Nicht zwingend zum Start. Ein sauberer Import der Stammdaten und ein strukturierter Export der Zählstände genügen für die erste Inventur. Eine Anbindung lohnt sich, sobald laufend gezählt wird.

Wie lange dauert die Einführung? Für einen abgegrenzten Bereich ist der realistische Rahmen wenige Wochen. Der Aufwand liegt weniger in der App als in der Vorbereitung: eindeutige Artikelkennzeichnung, saubere Lagerorte, klare Zuständigkeiten.

Nächster Schritt

Nehmen Sie die letzte Inventur zur Hand und schauen Sie auf zwei Zahlen: Wie viele Stunden sind in die Nachbereitung geflossen, und wie viele Differenzen ließen sich am Ende nicht mehr erklären? Diese beiden Werte sind der ehrlichste Business Case für eine mobile Erfassung. Sprechen Sie uns an – wir schauen uns Ihren Ablauf an und zeigen, wie ein erster Bereich digital gezählt werden kann.

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Quellen: § 240 HGB (Inventarpflicht), § 241 HGB (Inventurvereinfachungsverfahren, insbesondere Abs. 2 permanente Inventur); GoBD in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/10003:001), anzuwenden seit 01.01.2020 – Grundsätze der Einzelaufzeichnung, Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Anforderung einer Verfahrensdokumentation.