Gefährdungsbeurteilung per App: Gefährdungen dort erfassen, wo sie entstehen – und Maßnahmen bis zur Wirksamkeit nachhalten

Eine Gefährdungsbeurteilung per App klingt zunächst nach Formularersatz. Der eigentliche Nutzen liegt woanders. Die meisten Betriebe haben eine Gefährdungsbeurteilung, irgendwo als Tabelle oder Ordner. Was oft fehlt, ist der zweite Teil, den das Gesetz genauso verlangt: Maßnahmen umsetzen, auf Wirksamkeit prüfen und das Ergebnis dokumentieren. Seit 2026 schauen die Arbeitsschutzbehörden häufiger hin, denn das Arbeitsschutzgesetz schreibt den Ländern erstmals eine feste Mindestbesichtigungsquote vor. Dieser Beitrag zeigt, was eine Gefährdungsbeurteilung enthalten muss, wo sie in der Praxis hängen bleibt und wie sie mit einer Plattform wie Blupassion zu einem laufenden Ablauf wird.

Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?

Die Gefährdungsbeurteilung ist die systematische Ermittlung der Gefährdungen, die für Beschäftigte mit ihrer Arbeit verbunden sind, und der Maßnahmen, die dagegen erforderlich sind. Grundlage ist § 5 Arbeitsschutzgesetz. Sie ist Pflicht für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, und je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.

Das Gesetz nennt sechs Quellen, aus denen sich Gefährdungen insbesondere ergeben können:

1. Gestaltung und Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes
2. physikalische, chemische und biologische Einwirkungen
3. Auswahl und Einsatz von Arbeitsmitteln, etwa Maschinen, Geräten und Arbeitsstoffen
4. Gestaltung von Arbeitsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit
5. unzureichende Qualifikation und Unterweisung
6. psychische Belastungen bei der Arbeit

Was dokumentiert werden muss

§ 6 Arbeitsschutzgesetz verlangt Unterlagen, aus denen drei Dinge ersichtlich sind: das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Nach § 3 hat der Arbeitgeber die Maßnahmen außerdem auf ihre Wirksamkeit zu prüfen und bei geänderten Gegebenheiten anzupassen.

Der dritte Punkt ist der, an dem viele Gefährdungsbeurteilungen scheitern. Die Tabelle nennt die Maßnahme „Kantenschutz anbringen“, aber ob er angebracht wurde, wann und ob er wirkt, steht nirgends.

Warum das Thema 2026 dringlicher wird

Mit § 21 Abs. 1a Arbeitsschutzgesetz gilt beginnend mit dem Kalenderjahr 2026 eine Mindestbesichtigungsquote: Die Landesbehörden müssen jedes Jahr mindestens 5 Prozent der Betriebe in ihrem Land besichtigen. Von dieser Quote darf durch Landesrecht nicht abgewichen werden. Bei einer Besichtigung ist die Gefährdungsbeurteilung regelmäßig eines der ersten Dokumente, nach denen gefragt wird. Ordnet die Behörde Maßnahmen an und werden diese nicht befolgt, kann nach § 25 ein Bußgeld folgen.

Wo die Gefährdungsbeurteilung im Alltag hängen bleibt

• Einmal erstellt, nie wieder angefasst. Neue Maschine, neuer Ablauf, neuer Standort: Die Beurteilung bleibt auf dem Stand des Erstellungsjahres.
• Erstellt am Schreibtisch. Die Fachkraft für Arbeitssicherheit füllt Vorlagen aus, ohne dass die Erfahrung der Beschäftigten am Arbeitsplatz einfließt.
• Maßnahmen ohne Verantwortliche. Aus „sollte geprüft werden“ wird nie ein Auftrag mit Frist und Namen.
• Psychische Belastungen ausgeklammert. Die sechste Gefährdungsquelle fehlt in vielen Beurteilungen ganz, weil sich Zeitdruck oder Störungen schlecht per Begehung erfassen lassen.
• Keine Verbindung zum Rest. Ein Beinaheunfall zeigt eine neue Gefahr, aber die Beurteilung erfährt nichts davon.

Gefährdungsbeurteilung per App: der Ablauf

Mit Blupassion wird aus der Tabelle ein mobiler Ablauf, der am Arbeitsplatz beginnt und mit der geprüften Maßnahme endet:

• Begehung mit Checkliste. Die Fachkraft oder Führungskraft öffnet am Arbeitsplatz die passende Checkliste, gegliedert nach den sechs Gefährdungsquellen. Ein QR-Code an Maschine oder Bereich öffnet direkt die richtige Vorlage.
• Gefährdung mit Foto und Bewertung. Jede festgestellte Gefährdung wird fotografiert, beschrieben und nach Risiko eingestuft.
• Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist. Aus der Gefährdung entsteht direkt ein Auftrag an eine benannte Person, mit Fälligkeitsdatum und Erinnerung.
• Wirksamkeitskontrolle. Nach Umsetzung wird die Maßnahme mit Foto bestätigt und nach einer festgelegten Zeit erneut geprüft. Damit ist auch der dritte Teil aus § 6 belegt.
• Beschäftigte einbinden. Hinweise aus dem Team, etwa über einen Beinaheunfall, fließen als Anlass für eine Überprüfung ein. Für psychische Belastungen eignen sich kurze, anonyme Befragungen.
• Anlassbezogene Aktualisierung. Neue Maschine oder neuer Ablauf lösen eine Überprüfung der betroffenen Beurteilung aus, statt auf den nächsten Jahrestermin zu warten.

Die Ergebnisse fließen dorthin, wo sie gebraucht werden: in Betriebsanweisungen und in die Unterweisungen per App, die nach § 5 Abs. 3 Nr. 5 selbst ein Teil der Beurteilung sind. Begehungen für andere Zwecke laufen nach dem gleichen Prinzip, wie unser Beitrag zu Audits und Begehungen zeigt.

So gelingt der Einstieg

Niemand muss die gesamte Gefährdungsbeurteilung auf einmal umstellen. Bewährt hat sich ein schrittweiser Start:

1. Einen Bereich wählen, in dem sich viel ändert, etwa die Werkstatt, das Lager oder die Montage.
2. Die bestehende Beurteilung übernehmen, statt neu anzufangen. Gefährdungen und Maßnahmen aus der Tabelle werden zur ersten Checkliste.
3. Offene Maßnahmen zuerst digitalisieren. Jede Maßnahme bekommt eine verantwortliche Person und eine Frist. Schon das macht sichtbar, was liegen geblieben ist.
4. Nach drei Monaten auswerten: Wie viele Maßnahmen sind umgesetzt, wie viele auf Wirksamkeit geprüft? Danach folgt der nächste Bereich.

So entsteht die Gefährdungsbeurteilung per App aus dem, was bereits da ist, und wächst mit jedem Bereich.

Was eine App nicht ersetzt

Eine App ersetzt weder die Fachkraft für Arbeitssicherheit noch den Betriebsarzt oder das fachliche Urteil, welche Maßnahme die richtige ist. Sie sorgt dafür, dass dieses Urteil festgehalten, umgesetzt und überprüft wird, und dass sich das später belegen lässt.

Häufige Fragen

Wer muss eine Gefährdungsbeurteilung erstellen? Der Arbeitgeber, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Er kann fachkundige Personen beauftragen, bleibt aber verantwortlich.

Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden? Eine feste Frist nennt das Arbeitsschutzgesetz nicht. Maßnahmen sind auf Wirksamkeit zu prüfen und bei geänderten Gegebenheiten anzupassen, etwa bei neuen Arbeitsmitteln, Abläufen oder nach Unfällen.

Gehören psychische Belastungen dazu? Ja. Psychische Belastungen bei der Arbeit sind in § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG ausdrücklich als Gefährdungsquelle genannt.

Darf die Gefährdungsbeurteilung digital geführt werden? Ja. Das Gesetz verlangt Unterlagen mit Ergebnis, Maßnahmen und Überprüfung, aber keine bestimmte Form.

Was passiert, wenn bei einer Besichtigung keine Gefährdungsbeurteilung vorliegt? Die Behörde kann Maßnahmen anordnen. Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, handelt nach § 25 ArbSchG ordnungswidrig.

Nächster Schritt

Nehmen Sie die letzte Maßnahme aus Ihrer Gefährdungsbeurteilung und fragen Sie: Wer hat sie umgesetzt, wann, und wer hat geprüft, ob sie wirkt? Wenn diese Antwort Suchen erfordert, ist die Beurteilung ein Dokument, aber noch kein Ablauf. Wir zeigen Ihnen, wie daraus einer wird.

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