Offboarding per App: Austritte geordnet abwickeln – von der Rückgabe bis zur Wissensübergabe

Letzter Arbeitstag, Freitagnachmittag. Der Schlüssel liegt irgendwo im Spind, das Tablet hat ein Kollege „erst mal mitgenommen“, der Zugang zur Kunden-App ist noch aktiv, und das Wissen über die Eigenheiten von Anlage 3 geht mit in den Ruhestand. Niemand hat etwas falsch gemacht, es gab nur keinen festen Ablauf. Offboarding per App ändert das: Mit dem Austrittsdatum startet eine Checkliste, jede beteiligte Stelle bekommt ihre Aufgaben aufs Smartphone, Rückgaben und Übergaben werden vor Ort bestätigt. Dieser Beitrag zeigt, was beim Austritt zu beachten ist und wie das mit Blupassion umgesetzt wird.

Was ist Offboarding?

Offboarding ist der geordnete Abschluss eines Arbeitsverhältnisses, vom Eingang der Kündigung oder der Vereinbarung bis zum letzten Arbeitstag und kurz darüber hinaus. Dazu gehören:

• Formales: Information über Pflichten und Fristen, Resturlaub, Zeugnis, Bescheinigungen.
• Rückgaben: Schlüssel, Transponder, Werkzeug, Fahrzeug, Tablet, Arbeitskleidung, Ausweise.
• Zugänge: Konten in Programmen, Apps und Portalen, Berechtigungen für Gebäude und Daten.
• Wissen: Wer übernimmt welche Aufgaben, Kunden und Anlagen, und was muss die Nachfolge wissen?
• Rückmeldung: Warum geht jemand, und was kann der Betrieb daraus lernen?

Das Thema wird wichtiger. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes werden bis 2036 rund 12,9 Millionen Erwerbspersonen das Renteneintrittsalter überschritten haben, knapp 30 Prozent der Erwerbspersonen des Jahres 2021. Ein großer Teil der Austritte der nächsten Jahre sind also keine Wechsel, sondern Ruhestände, oft nach Jahrzehnten im selben Betrieb.

Was beim Austritt zu beachten ist

Einige Punkte ergeben sich direkt aus dem Gesetz:

• Hinweis auf die Meldepflicht: Arbeitgeber sollen Beschäftigte vor dem Ende des Arbeitsverhältnisses frühzeitig über die Pflicht informieren, sich bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden (§ 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 SGB III). Die Meldung selbst muss spätestens drei Monate vor dem Ende erfolgen, bei kürzerem Vorlauf innerhalb von drei Tagen nach Kenntnis (§ 38 Abs. 1 SGB III).
• Resturlaub: Kann Urlaub wegen der Beendigung nicht mehr genommen werden, ist er abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Wer offene Tage früh sieht, kann sie noch einplanen.
• Zeugnis: Beschäftigte haben bei Beendigung Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Wunsch mit Angaben zu Leistung und Verhalten. Mit ihrer Einwilligung kann es auch elektronisch erteilt werden (§ 109 GewO).
• Arbeitsbescheinigung: Auf Verlangen der Beschäftigten oder der Bundesagentur bescheinigt der Arbeitgeber die für das Arbeitslosengeld erheblichen Tatsachen (§ 312 SGB III).
• Zugänge entziehen: Wer ausgeschieden ist, sollte keinen Zugriff mehr auf personenbezogene Daten von Kunden oder Kollegen haben. Das rechtzeitige Sperren gehört zu den technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die DSGVO verlangt.

Rückgabe von Arbeitsmitteln und Übergabe von Aufgaben regeln meist Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder interne Anweisung. Gesetzlich vorgeschrieben ist dafür kein bestimmtes Formular, nachvollziehbar sollte es trotzdem sein.

Wo Austritte ohne festen Ablauf haken

• Jeder weiß einen Teil. HR kennt das Datum, die IT die Konten, das Lager die ausgegebenen Geräte, die Vorgesetzten die Aufgaben. Ein gemeinsames Bild hat niemand.
• Rückgaben bleiben offen. Ein fehlender Generalschlüssel oder Transponder fällt oft erst Wochen später auf.
• Zugänge laufen weiter. Konten in Nebenprogrammen, Portalen und Apps werden vergessen, weil sie auf keiner Liste stehen.
• Wissen geht verloren. Was nicht aufgeschrieben ist, fragt die Nachfolge in den ersten Wochen mühsam zusammen, wenn überhaupt noch jemand antworten kann.
• Gewerbliche Beschäftigte fallen durchs Raster. Wer kein Firmenpostfach hat, bekommt Hinweise und Termine nur über Zettel oder Zuruf.

So funktioniert Offboarding per App

1. Austritt anlegen, Checkliste startet. Mit Name, Bereich und letztem Arbeitstag entsteht ein Ablauf mit Aufgaben für HR, Vorgesetzte, IT und Lager, jeweils mit Fälligkeit. Wer seine Aufgabe erledigt, hakt sie auf dem Smartphone ab.
2. Rückgaben vor Ort bestätigen. Die ausgegebenen Arbeitsmittel stehen in einer Liste. Bei der Rückgabe wird jedes Teil abgehakt, bei Bedarf mit Foto und Unterschrift. Was über die Werkzeug- und Geräteausgabe per App ausgegeben wurde, ist dabei schon bekannt.
3. Wissen übergeben. Ein kurzer Fragebogen hilft beim Festhalten: Welche Aufgaben, Ansprechpartner, Kniffe und offenen Punkte gibt es? Fotos und kurze Sprachnotizen ergänzen das. Daraus werden Einträge für die Wissensdatenbank per App oder ein Übergabeprotokoll für die Nachfolge.
4. Informieren und Rückmeldung einholen. Hinweise zu Meldepflicht, Resturlaub und Abläufen am letzten Tag gehen direkt an die ausscheidende Person, auch ohne Firmenpostfach. Ein kurzer Austrittsfragebogen fragt nach Gründen und Verbesserungsvorschlägen.
5. Abschluss mit Nachweis. Sind alle Aufgaben erledigt, ist der Austritt abgeschlossen. Offene Punkte bleiben sichtbar, bis jemand sie erledigt.

Offboarding per App ersetzt dabei weder die Personalakte noch die Lohnabrechnung. Es sorgt dafür, dass die vielen kleinen Schritte zwischen den Systemen nicht verloren gehen.

Das Gegenstück zur Einarbeitung

Der Austritt ist das Spiegelbild des Eintritts. Wer die Einarbeitung neuer Mitarbeitender schon in der App begleitet, nutzt dieselbe Logik in umgekehrter Richtung: Was am ersten Tag ausgegeben, freigeschaltet und erklärt wurde, wird am letzten Tag zurückgenommen, gesperrt und übergeben. Das Wissen, das beim Offboarding festgehalten wird, landet direkt in der Einarbeitung der Nachfolge.

Weil Blupassion eine Plattform ist und keine Einzelfunktion, hängen weitere Abläufe daran: der Urlaubsantrag für die letzten Wochen, die Mitarbeiterbefragung als Gegenstück zum Austrittsfragebogen oder die Mitarbeiterkommunikation für die Abschiedsnachricht ans Team. Die App läuft auf iOS, Android und im Browser, Aufgaben und Fragen werden ohne Programmierung angepasst.

So gelingt der Einstieg

• Mit einer Liste anfangen. Sammeln Sie, was beim letzten Austritt vergessen wurde. Das ist die erste Version der Checkliste.
• Zuständigkeiten klären. Jede Aufgabe braucht eine Stelle, die sie erledigt, sonst bleibt sie liegen.
• Wissensübergabe früh starten. Bei Ruhestand Wochen vorher, nicht am letzten Tag.
• Ausgabe und Rückgabe verbinden. Wer heute erfasst, was ausgegeben wird, hat beim Austritt die Rückgabeliste schon fertig.

Häufige Fragen

Nächster Schritt

Denken Sie an den letzten Austritt in Ihrem Betrieb: Was musste danach noch gesucht, nachgefragt oder zurückgeholt werden? Aus genau diesen Punkten entsteht die erste Checkliste für Offboarding per App, mit der Sie beim nächsten Austritt testen, wie viel Hinterherlaufen wegfällt.

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