KI und Arbeitsbelastung: Warum Führungskräfte mehr erwarten, die Teams aber kaum entlastet werden

Mit KI soll Arbeit leichter werden. In vielen Unternehmen passiert gerade etwas anderes: Die Erwartungen steigen schneller als die Entlastung. Laut dem am 28. Oktober 2026 veröffentlichten deutschen Teil des Factorial Business Facts Index 2026 haben 70 Prozent der Führungskräfte in Deutschland ihre Leistungserwartungen an ihre Teams erhöht, seit KI im Einsatz ist. Nur 27 Prozent beobachten eine sinkende Arbeitsbelastung. Dieser Beitrag ordnet das Verhältnis von KI und Arbeitsbelastung ein, zeigt, wo die Zeit tatsächlich verloren geht, und wie Blupassion als Plattform für mobile Abläufe hilft, dass Erwartung und Arbeitsalltag wieder zusammenpassen.

KI und Arbeitsbelastung: die Zahlen

Für den Business Facts Index 2026 hat der HR-Softwareanbieter Factorial gemeinsam mit dem Marktforscher Dynata im August 2026 insgesamt 3.760 Führungskräfte und Entscheider in Deutschland, Spanien, Frankreich, Italien und Portugal online befragt, rund 750 davon in Deutschland. Die wichtigsten Ergebnisse für Deutschland laut der Pressemitteilung vom 28. Oktober 2026:

• 70 Prozent der Führungskräfte haben seit dem Einsatz von KI ihre Erwartungen an die Leistung ihrer Teams erhöht.
• 67 Prozent berichten, dass ihre eigene Arbeitsbelastung und die ihrer Mitarbeitenden gleich geblieben oder gestiegen ist. Nur 27 Prozent sehen eine sinkende Belastung.
• 80 Prozent erwarten, dass ihr Unternehmen wegen KI in den kommenden zwölf Monaten anders arbeiten wird, 22 Prozent rechnen mit grundlegenden Veränderungen.
• 48,5 Prozent verbringen zwei bis drei von zehn Arbeitsstunden damit, bereits vorhandene Informationen zu suchen, abzugleichen oder neu aufzubereiten.
• 72 Prozent glauben, ihr Unternehmen würde mit weniger und stärker gebündelten Softwarelösungen besser arbeiten. Nur 20 Prozent halten die bestehende Struktur für gut.

Zur Einordnung: Befragt wurden Führungskräfte, nicht die Beschäftigten selbst. Factorial verkauft Software für Personal- und Unternehmensprozesse, die Aussagen zur Softwarelandschaft sind vor diesem Hintergrund zu lesen. Die genannten 444.454 Euro Zeitverlust pro Jahr für ein Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten sind eine Modellrechnung des Anbieters und beziehen sich nur auf die Arbeitszeit des Managements.

Warum die Entlastung ausbleibt

Beim Thema KI und Arbeitsbelastung klafft eine Lücke zwischen dem, was KI verspricht, und dem, was im Alltag ankommt. Drei Ursachen liegen nahe:

1. Die Erwartung kommt vor der Wirkung. Ziele steigen an dem Tag, an dem das neue Werkzeug eingeführt wird. Die Zeitersparnis entsteht erst, wenn Abläufe angepasst, Daten aufgeräumt und Menschen geschult sind.
2. KI beschleunigt vor allem die Arbeit am Bildschirm. Texte, Zusammenfassungen, Auswertungen gehen schneller. Das Suchen, Nachfragen und Abgleichen zwischen Abteilungen, Schichten und Standorten bleibt, solange die Informationen verstreut liegen.
3. Gewonnene Zeit wird sofort neu verplant. Ohne klare Absprache, wofür frei werdende Zeit genutzt wird, füllt sie sich mit Zusatzaufgaben.

Auf Unternehmensebene zeigt sich dasselbe Muster: Produktivität steigt, das Ergebnis kaum. Warum das so ist, beschreibt unser Beitrag KI in Prozessen verankern.

Der eigentliche Zeitfresser: Informationen, die es längst gibt

Fast die Hälfte der befragten Führungskräfte verliert zwei bis drei von zehn Arbeitsstunden mit Informationen, die im Unternehmen bereits vorhanden sind. Das ist kein KI-Problem, sondern ein Ablaufproblem. Eine KI, die auf verstreute, veraltete oder doppelt gepflegte Daten zugreift, liefert bestenfalls schnell ein unsicheres Ergebnis.

In Produktion, Lager, Service oder Pflege kommt etwas hinzu, das die Befragung nicht misst: Viele Beschäftigte haben keinen PC und kein Firmenpostfach. Dort heißt „Information suchen“ oft, zum Büro zu laufen, die Schichtleitung anzurufen, im Ordner zu blättern oder in einer Messenger-Gruppe zu scrollen. Diesen Weg nimmt keine KI am Schreibtisch ab. Wie Antworten dorthin kommen, wo gearbeitet wird, zeigt unser Beitrag Wissensdatenbank per App.

KI und Arbeitsbelastung im Arbeitsschutz

Wer KI einführt und gleichzeitig die Ziele anhebt, verändert die Arbeitsbedingungen. KI und Arbeitsbelastung gehören deshalb zusammen betrachtet. Daraus folgen konkrete Pflichten und Aufgaben:

• Belastung beurteilen. Nach § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG können sich Gefährdungen insbesondere durch psychische Belastungen bei der Arbeit ergeben. Neue Technik und höhere Ziele sind ein guter Anlass, die Gefährdungsbeurteilung zu überprüfen.
• Kompetenz sicherstellen. Seit Februar 2025 verlangt Art. 4 des EU AI Act, dass Unternehmen beim Einsatz von KI für ausreichende KI-Kompetenz der Beschäftigten sorgen. Was seit August 2026 zusätzlich gilt, steht in unserem Beitrag EU AI Act ab 2. August 2026.
• Mitbestimmung beachten. Systeme, die Leistung oder Verhalten sichtbar machen, berühren die Rechte des Betriebsrats. Mehr dazu im Beitrag Algorithmisches Management.
• Erwartungen begründen. Zielvorgaben sollten sich an gemessenen Effekten orientieren, nicht an angenommenen.

Vier Schritte, damit KI tatsächlich entlastet

1. Zeitfresser sichtbar machen. Wo wird heute gesucht, abgeglichen, nachgefragt? Fragen Sie die Teams, nicht nur die Führungskräfte. Die Antworten unterscheiden sich oft deutlich.
2. Informationen bündeln. Gültige Anweisungen, Zuständigkeiten und häufige Antworten gehören an einen Ort, der auch ohne Schreibtisch erreichbar ist.
3. Abläufe festlegen. Wer erfasst, wer gibt frei, wer bekommt eine Rückmeldung? Strukturierte Eingaben statt Zuruf und Freitext sparen Rückfragen und liefern zugleich die Datengrundlage, auf der KI sinnvoll arbeiten kann.
4. Erwartungen anpassen, wenn die Entlastung messbar ist. Erst messen, dann Ziele erhöhen. Und offen sagen, wofür gewonnene Zeit genutzt werden soll.

Wie Blupassion dabei hilft

Blupassion bringt Informationen, Kommunikation und Abläufe aufs Smartphone, dorthin, wo gearbeitet wird. Der Einstieg ist meist ein einzelner Ablauf, der heute besonders viel Sucherei und Rückfragen erzeugt:

• Wissen am Arbeitsplatz. Anweisungen und Antworten auf häufige Fragen sind per App oder QR-Code am Einsatzort abrufbar, immer in der gültigen Fassung.
• Strukturierte Rückmeldungen. Formulare und Checklisten ersetzen Zettel und Freitext. Die Daten landen geordnet dort, wo sie gebraucht werden, statt später abgetippt zu werden.
• Gezielte Kommunikation. Nachrichten gehen an Schichten, Standorte oder Teams, mit Lesebestätigung. Was die nächste Schicht wissen muss, steht in der digitalen Schichtübergabe, nicht im Flurgespräch.
• Ergänzen statt ersetzen. Blupassion arbeitet mit vorhandenen Systemen zusammen, statt eine weitere Insel zu schaffen. Wie das gelingt, zeigt der Beitrag Bestehende Systeme ergänzen, verbinden oder ersetzen.

So wird aus dem einzelnen Ablauf Schritt für Schritt eine gemeinsame Plattform für Informationen und Prozesse, auf die auch KI-Anwendungen aufsetzen können.

Häufige Fragen

Wie hängen KI und Arbeitsbelastung zusammen? Bisher selten im erhofften Umfang. Laut Factorial Business Facts Index 2026 sehen nur 27 Prozent der Führungskräfte in Deutschland eine sinkende Arbeitsbelastung seit dem KI-Einsatz, 67 Prozent berichten von gleicher oder höherer Belastung.

Warum steigt die Arbeitsbelastung trotz KI? Häufig steigen die Erwartungen, bevor die Abläufe angepasst sind. Gleichzeitig bleibt der Aufwand für das Suchen und Abgleichen vorhandener Informationen bestehen, wenn diese über viele Systeme und Wege verteilt sind.

Muss die Gefährdungsbeurteilung bei KI-Einführung angepasst werden? Das Arbeitsschutzgesetz nennt psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als mögliche Gefährdung (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Ändern sich Technik, Ziele oder Abläufe spürbar, ist eine Überprüfung der Gefährdungsbeurteilung sinnvoll.

Was ist der Factorial Business Facts Index? Eine jährliche Befragung des HR-Softwareanbieters Factorial. Für die Ausgabe 2026 wurden im August 2026 3.760 Führungskräfte in fünf europäischen Ländern befragt, rund 750 davon in Deutschland.

Was hat eine Mitarbeiter-App mit KI zu tun? KI braucht aktuelle, strukturierte Informationen. Eine App, über die Beschäftigte ohne Schreibtisch Informationen abrufen und Rückmeldungen strukturiert erfassen, schafft genau diese Grundlage und erreicht die Teams, an denen klassische KI-Werkzeuge vorbeilaufen.

Nächster Schritt

Suchen Sie sich einen Ablauf heraus, bei dem Ihre Teams heute am häufigsten nachfragen, suchen oder doppelt erfassen. Dort entscheidet sich, ob KI entlastet oder nur die Erwartungen erhöht. Genau diesen Ablauf schauen wir uns gern mit Ihnen an.

Wie Antworten und Anweisungen auch Teams ohne Schreibtisch erreichen: Anwendungsfälle aus Wissen & Kommunikation →